Opprettelse av nye team har hittil vært regulert slik at det ikke har vært selvbetjent. Vår erfaring har vært at en vellykket implementering av Teams krever at men i forkant av etablering kartlegger hvordan Teams er tiltenkt benyttet og hvilke problemstillinger verktøyet skal løse, og deretter lager en plan for utrulling som blant annet inneholder:
- Gjennomgang av sikkerhet og tilganger
- Gjestetilganger og kommunikasjon eksternt
- Behov for loggføring, tilpasninger for overenstemmelse med GDPR
- Bruk av tofaktor-pålogging
- Dokumenthåndtering, sameksistens med eksisterende fellesområde og evt. erstatning av dette
- Bruk av kanaler og opprettelse av disse
- Sikkerhetskopiering / oppbevaringspolicier
- Opplæring av ansatte
- Endring av on-/offboardingrutiner for avvikling eller etablering av nye arbeidsforhold
På grunn av Corona-virus har nå mange et prekært behov for å etablere nye team for å kunne arbeide og samarbeide på hjemkontor/i karantene, selv om prosess for å avklare punktene ovenfor ikke er avklart. Opprettelse medfører da at teamet blir opprettet basert på Microsofts standardinnstillinger / Skykontoret standard, og at mange brukere på kort tid må sette seg inn i mye nytt.
For å etablere ett eller flere "haste-team" nå, har vi noen anbefalinger som vil forenkle utrulling og etterarbeid:
- Ikke flytt dokumenter inn i Teams, hvis ikke det er klart definert om de også fremover skal høre hjemme her. Dette for å unngå samme type dokumenter blir behandlet både i fellesområdet og i ett eller flere team.
- Ikke opprett flere team enn nødvendig, men benytt kanaler i Teams for å separere kommunikasjon.
- Informer ansatte i forkant av etablering - hva er formålet med teamet , hvilken kommunikajson skal foregå her.
- Sende ut veiledere / lenker til opplæring. Vi har laget veiledere og øvrig opplæringsmateriale som kan hjelpe brukerne.